تبلیغات
كامپیوتر - كتاب - نمونه سوال - و... - راه‌اندازی Outlook خانوادگی
 
كامپیوتر - كتاب - نمونه سوال - و...
درباره وبلاگ



مدیر وبلاگ :
نویسندگان
یکشنبه 21 فروردین 1390 :: نویسنده :

راه‌اندازی Outlook خانوادگی 

ساده ترین راه برای به اشتراك گذاشتن یك نسخه از outlook 2003 تععین كاربران مجزا در windows XP است. برای این منظور به control panel رفته، گزینه users را كلیك كنید و سپس كاربر جدیدی را تعریف نمایید. هنگامی كه از درون یك حساب مشخص ویندوز با outlook كار می كنید، تنها مجموعه اطلاعات مربوط به آن حساب را می بینید . Outlook به گونه ای طراحی شده كه اطلاعات خود را در فایل پوشه های مشخصی ( .PST ) هر كاربر نگهداری می كند .
اما اگر بخواهید بعضی از اطلاعات را كه در outlook ذخیره كرده اید با دیگران به اشتراك بگذارید چه باید بكنید؟ به عنوان مثال، بسیاری از خانواده ها تمایل دارند تقویمی برای فعالیت های دسته جمعی خود داشته باشند. در این حالت ، شما باید یك فایل پوشه های شخصی ثانوی ایجاد كنید . برای این منظور از منوی file گزینه new و سپس outlook datafile را اتخاب كنید. چون در حالت عادی، outlook فایل های اطلاعاتی خود را در چند فولدر زیر یكدیگر پنهان می كند، شاید بهتر باشد این فولدر را در مكانی كه دسترسی به آن آسان تر باشد، مثلا ” c:outlook ایجاد كنید و فایل هایی را كه می خواهید به اشتراك بگذارید در آنجا قرار دهید .

هنگامی كه این فایل را ایجاد كردید، باید به ازای هر نوع خاص از اطلاعات كه می خواهید وارد كنید پوشه جدیدی بسازید. با كلیك راست روی بالاترین پوشه در مجموعه جدید فولدر های شخصی خود ، گزینه new folder را انتخاب كرده و اسامی مورد نظر Tasks items ، calendar و نام هایی از این دست را از كادر موسوم folder contains اتنخاب كنید. در اینجا می توانید برای هر پوشه نام دلخواه مثلا ” ( shared calendar ) را برای جلوگیری از اشتباه تعریف كنید. برای این كه همه افراد بتوانند از این پوشه های جدید استفاده كنند می بایست از طریق حساب های خود وارد شده و فولدر جدید را با استفاده از choosing file و سپس open و در نهایت outlook data file باز كنند. در این هنگام شما دو دسته پوشه در قاب navigation خواهید دید. با كلیك روی نام هر پوشه می توانید محتویات آن را ببینید. هنگامی كه پوشه های اشتراكی شما باز باشند،می توانید از آن ها مانند دیگر پوشه های outlook استفاده كنید .

می توانید هر كدام از contact ها را از پوشه اشتراكی به inbox خود منتقل و پیغامی برای او ایجاد كنید. همچنین می توانید پیغامی را به پوشه اشتراكی تماس ها منتقل كنید تا آدرس ایمیل فرستنده آن را به دست آورید . البته كماكان باید از پوشه های اولیه خود برای دریافت ایمیل استفاده كنید . بنابراین هنگامی كه از پوشه های مشترك استفاده می كنید، دو دسته پوشه باز شده را خواهید دید. می توانید به outlook بگویید این پوشه های اشتراكی را به عنوان پوشه های پیش فرض شما در نظر بگیرد.اما در این حالت باید سرویس های ایمیل خود را به اشتراك بگذارید. اگر از كامپیوترهای دستی نظیر (palm ) استفاده می كنید نمی توانید از نرم افزار موجود در دستگاه خود برای هماهنگ كردن پوشه های اشتراكی استفاده كنید. اما با استفاده از نرم افزارهایی چون lntellisync یا نسخه های جدید pocket mirror می توانید دستگاه خود را با پوشه های شخصی اضافی هماهنگ كنید. بیشتر pocket pc های جدید قابلیت كار با همه پوشه های outlook را دارا می باشند و چنانچه دستگاه شما چنین قابلیتی ندارد می توانید از lntellisync برای این منظور استفاده كنید. اما به خاطر داشته باشید، كه اگر افراد مختلفی كامپیوتر دستی خود را با آن دسته از پوشه ها كه شما ایجاد كرده اید هماهنگ كنند مشكلات زیادی برای شما ایجاد می شود. در این شرایط احتمال بوجود آمدن خطا (error ) و بوجود آمدن ركوردهای همسان افزایش می یابد. شما می توانید از پوشه contacts واقع در پوشه اشتراكی outlook ، به عنوان مرجع آدرس ها جهت ادغام نامه ها استفاده كنید. مراحل كار دقیقا” مطابق مراحلی است كه از پوشه contacts واقع در پوشه اولیه خود انجام می دادید. یعنی پوشه را باز كنید . گزینه Tools را انتخاب كنید. روی letters and mailings وسپس mail merge كلیك كرده و مراحل را دنبال كنید. اگر بخواهید از آدرس های موجود در outlook در word استفاده كنید، باید word را به گونه ای تنظیم كنید كه بتوانید پوشه را ببینید. برای این منظور، با كلیك راست روی پوشه contacts گزینه properties را انتخاب كنید. دكمه outlook address book را فشار دهید. سپس گزینه show this folder as an address book را علامت بزنید. با این كار، می توانید آدرس دلخواه را مستقیما” از پوشه اشتراكی outlook به یك سند در word منتقل كنید. كافیست دكمه lnsert address را زده و پوشه مورد نظر را از لیست موجود در كادر محاوره name select انتخاب كنید .
اگر دكمه insert address را به خط ابزار word اضافه نكرده اید،از منوی Tools و گزینه customize می توانید این كار را انجام دهید. به خاطر داشته باشید طراحی outlook به گونه ای نیست كه چندین كاربر بتوانید به طور همزمان به فایل های اطلاعاتی آن را به گونه ای طرح ریزی كرد كه هر لحظه تنها یك كاربر به فایل اطلاعاتی outlook دسترسی داشته باشد تا از خرابی آن جلوگیری شود .





نوع مطلب : مقالات كامپیوتر، 
برچسب ها :


آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :
 
 
 
رتبه سنج گوگل